5 BƯỚC TẠO HÓA ĐƠN BÁN HÀNG TRÊN EXCEL CHO DOANH NGHIỆP

Hóa đơn là giấy tờ vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp kinh doanh. Có nhiều cách để doanh nghiệp tự tạo hóa đơn để gửi cho khách hàng của mình và tạo form in hóa đơn trong excel vẫn là cách phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Cùng tìm hiểu 5 bước tạo hóa đơn bán hàng bằng excel dưới bài viết này nhé!

1. HƯỚNG DẪN TẠO HÓA ĐƠN BÁN HÀNG

tạo hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là thứ rất quan trọng với doanh nghiệp kinh doanh

Dưới đây là 5 bước để tạo hóa đơn dễ dàng trên excel:

BƯỚC 1

Để làm hóa đơn bằng excel thì bạn cần cài đặt excel offline trong máy tính sẵn, bạn chọn File -> New -> Chọn mẫu hóa đơn mà bạn đang cần tìm

tạo hóa đơn bán hàng

Tạo hóa đơn bán hàng

BƯỚC 2

 Với các mẫu hóa đơn cơ bản có sẵn trong excel, bạn chọn mẫu phù hợp với dịch vụ của mình và nội dung đang cần làm hóa đơn. Sau khi đã chọn được thì bạn “download” về để nó có thể hiển thị trong bảng excel của mình. 

BƯỚC 3

Điền các thông tin theo như mẫu hóa đơn của cả hai bên, công ty bạn và khách hàng. Xong phần thông tin bạn chọn file -> save để lưu mẫu vừa hoàn thiện. 

BƯỚC 4

Đặt tên cho mẫu hóa đơn để có thể phân biệt giữa các loại hóa đơn của nhiều khách hàng. 

BƯỚC 5

In hóa đơn hoặc chuyển mẫu sang định dạng email để gửi cho khách hàng của bạn. 

2. ƯU - NHƯỢC ĐIỂM KHI TẠO HÓA ĐƠN BẰNG EXCEL

2.1. ƯU ĐIỂM

Excel là một công cụ văn phòng gần gũi, quen thuộc với tất cả mọi người và đồng thời cũng là công cụ kế toán rất hữu dụng. Những ưu điểm của việc tạo hóa đơn bán hàng bằng phần mềm excel mang lại:

  •  Tạo hóa đơn trên excel sẽ không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu và làm quen. Mô hình của excel cũng rất thuận tiện cho việc tạo bảng, tạo danh sách và hỗ trợ nhiều cho nhân viên kế toán, kể cả nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm.
  •  Excel hoàn toàn miễn phí và được phân phối rộng rãi.
  •  Excel cũng có tính năng phân tích, lập báo cáo để hỗ trợ nhân viên kế toán thực hiện nhanh chóng. 
tạo hóa đơn bán hàng

Tạo hóa đơn trên excel sẽ có những ưu và nhược điểm riêng

2.2. NHƯỢC ĐIỂM

Dù là phần mềm dễ sử dụng và tạo hóa đơn bán hàng nhanh chóng. Nhưng excel cũng có rất nhiều vấn đề hạn chế người dùng:

  •  Excel chỉ phù hợp với các công ty nhỏ, ít cơ sở dữ liệu và ít nhân viên. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc ghi chép thủ công qua gây nhiều khó khăn cho kế toán và khiến excel trở nên bị động hơn. 
  • Tính bảo mật của excel không cao, file dễ dàng bị xóa mà khó khôi phục lại. 
  • Mỗi 1 nhân viên kế toán chỉ có thể làm 1 excel. Việc tạo hóa đơn bán hàng sẽ trở nên khó khăn hơn nếu doanh nghiệp bán hàng trên nhiều kênh khác nhau.
  •  File phải lưu riêng lẻ cũng khiến cho công việc báo cáo tài chính trở nên bất tiện khi phải rà soát lại từ đầu.
  •  Dữ liệu không thống nhất, tìm kiếm mất thời gian. 

3. CÁCH KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG CỤ EXCEL

3.1. QUẢN LÝ FILE MỘT CÁCH KHOA HỌC HƠN

Để không mất thời gian vào việc tìm kiếm chứng từ, sổ sách thì bạn nên lưu các file kế toán của mình theo từng folder riêng biệt, đặt tiêu đề file chuẩn xác theo ngày - tên file - ghi chú cụ thể.

3.2. THÀNH THẠO MỌI TÍNH NĂNG CỦA EXCEL

Để thành thạo hết mọi tính năng mà excel có thì bạn sẽ cần một thời gian khá dài. Tuy nhiên đây là điều cần thiết để phục vụ công việc và tránh mất thời gian trong quá trình làm việc. Hãy chọn thuê các nhân viên kế toán có nghiệp vụ chuyên sâu hoặc cho nhân viên của bạn đi bổ sung kỹ năng thực hành excel thường xuyên nếu cần. 

3.2. SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHUYÊN NGHIỆP ĐỂ KHỞI TẠO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

tạo hóa đơn bán hàng

Một phần mềm tích hợp sẽ giúp ích cho doanh nghiệp du lịch trong công việc kế toán

Việc sử dụng một phần mềm chuyên dụng sẽ khắc phục được rất nhiều tình trạng tồn đọng trong việc xử lý hóa đơn, chứng từ của doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu lớn. Hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán có thể thay thế cho excel hiện tại. Các phần mềm sẽ đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán để hỗ trợ nhân viên bạn xử lý nhanh chóng với độ chính xác cao hơn. 

Riêng với doanh nghiệp trong lĩnh vực du lịch lữ hành, chúng tôi giới thiệu phần mềm AZ Travel 3 in 1.

  •  Tạo hóa đơn tự động theo mẫu khi khách xác nhận mua hàng: Chi tiết thông tin khách hàng, thông tin sản phẩm, ngày tạo hóa đơn, ngày hẹn thanh toán.
  •  In hóa đơn nhanh chóng
  •  Gửi email hóa đơn cho khách hàng bằng email tích hợp trong hệ thống
  •  Quản lý hóa đơn cả khách hàng và nhà cung ứng

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu thêm về cách tạo hóa đơn bán hàng trên excel và những hạn chế của công cụ này.  AZ Travel 3 in 1 là bộ phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng mà doanh nghiệp du lịch cần. AZ Travel 3 in 1 được nghiên cứu bởi đội ngũ chuyên gia nhiều  kinh nghiệm thực chiến trong ngành du lịch lữ hành. 

Để lại thông tin nhận tư vấn và dùng thử AZ Travel 3 in 1 miễn phí.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *