TẠI SAO CẦN SỬ DỤNG PHẦN MỀM LƯU THÔNG TIN KHÁCH HÀNG?

Thông tin khách hàng là công việc mà doanh nghiệp nào cũng cần làm và luôn tìm kiếm phương pháp lưu trữ hiệu quả. Hiện trạng quản lý khách hàng ở doanh nghiệp Việt cho thấy vẫn còn nhiều khó khăn trong việc lưu trữ thông tin khách hàng. Cùng điểm qua những khó khăn ấy dưới bài viết này và lợi ích khi sử dụng phần mềm lưu thông tin khách hàng. 

1. MỘT SỐ CÁCH LƯU THÔNG TIN KHÁCH HÀNG PHỔ BIẾN

Một vài cách thức doanh nghiệp thường sử dụng để lưu thông tin khách hàng:

phần mềm lưu thông tin khách hàng

Dữ liệu 1 hoặc 1 nhóm khách hàng bị phân tán ở nhiều file sẽ khó kiểm soát

1.1. LƯU THÔNG TIN KHÁCH HÀNG OFFLINE

Đây là cách lưu thông tin trên số sách, giấy note, phần mềm được tải về máy như word, excel.

Lưu Offline là được áp dụng từ rất lâu, áp dụng cho nhiều doanh nghiệp. Lưu trên word, excel không tốn chi phí.

Khi lưu Offline, mỗi nhân viên sẽ thao tác một cách độc lập, khiến dữ liệu thiếu đồng bộ.

1.2. LƯU THÔNG TIN KHÁCH HÀNG ONLINE

Lưu thông tin trên nền tảng Online, doanh nghiệp lưu bằng google drive, các phần mềm Online. Khi lưu bằng cách thức này, đòi hỏi phải kết nối internet.

Khi thông tin lưu Online, các bộ phận đều có thể cập nhật và đồng bộ thông tin.

Dù có khác nhau về phương thức lưu, nhưng lưu Offline (Word, excel) và lưu Online(Google Drive) đều gặp vấn đề sau:

  • Dữ liệu bị phân tán nhiều nơi: Nhân viên phải tiếp nhận thông tin khách hàng từ hotline, zalo, facebook...Dữ liệu lưu trữ cho từng nhân viên, nhiều kênh, nhiều thời điểm không có tính đồng bộ.
  • Sai sót dữ liệu: Nhân viên phải nhập thủ công từ các kênh bán sang word, excel sẽ gặp sai sót nhất định.
  • Khó khăn trong việc làm báo cáo: Báo cáo là công việc quan trọng mà bất cứ công ty nào. Doanh nghiệp cần phải tổng hợp hằng tuần, tháng, quý... Để có thể so sánh, đánh giá và đưa ra phương hướng kinh doanh tốt nhất. Tổng hợp báo cáo thủ công bằng cách thu thập các dữ liệu ở nhiều kênh khác nhau cũng sẽ gây mất thời gian, đôi khi không chính xác 100%.
  • Không có tính kịp thời, khó kiểm soát chất lượng: Việc doanh nghiệp kiểm soát tốt thông tin bán hàng là vô cùng quan trọng. Lưu thông tin khách hàng thủ công khiến việc chuyển dữ liệu không đáp ứng tính tức thời. Các giao dịch & tương tác với khách hàng chỉ lưu giữ tại một bộ phận gây mất thời gian. 

2. TẠI SAO NÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM LƯU THÔNG TIN KHÁCH HÀNG CRM?

Xu hướng hiện nay của các doanh nghiệp là sử dụng phần mềm quản lý khách hàng.Trong đó, CRM được đánh giá là phần lưu thông tin khách hàng hiệu quả nhất hiện nay

phần mềm lưu thông tin khách hàng

Các chức năng mà phần mềm lưu thông tin khách hàng mang lại rất có ích cho doanh nghiệp

2.1. LƯU TRỮ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG - LỊCH SỬ GIAO DỊCH

Phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng giúp ghi lại chính xác, đầy đủ thông tin của khách hàng. Ngoài các thông tin cá nhân cơ bản còn có sở thích khách hàng, lịch sử khách hàng, nội dung giao dịch, giá thành…. Từ những thông tin đó:

  • Bất cứ nhân viên sale nào cũng có thể hiểu khách hàng để dễ dàng trao đổi với khách hàng. 
  • Bộ phận kế toán dễ dàng nắm bắt thông tin chiết khấu riêng cho từng đối tượng khách lẻ, khách đoàn. 
  • Bộ phận marketing cũng dễ dàng đưa ra chiến dịch chăm sóc khách hàng, remarketing và phát triển giúp tăng lượng khách hàng. 

2.2. THÔNG TIN ĐƯỢC PHÂN QUYỀN

Các phần mềm lưu thông tin khách hàng còn cho phép công ty phân quyền xem - chỉnh sửa - tạo mới cho từng nhân viên, bộ phận riêng. Lịch sử phần mềm cũng ghi chép lại hoạt động của từng account trong phần mềm. Người quản lý cao nhất dễ dàng nắm bắt, tạo ra môi trường làm việc minh bạch.

Ngoài ra, việc lưu trữ thông tin khách hàng còn đảm bảo tính kịp thời. Vì mỗi bộ phận đều có thể truy cập thông tin liên quan đến công việc của mình thông qua phần mềm. 

2.3. TẠO BÁO CÁO TỔNG HỢP - HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH

phần mềm lưu thông tin khách hàng

Phần mềm tạo báo cáo tài chính tự động

Phần mềm lưu thông tin khách hàng giúp doanh nghiệp so sánh được tình hình kinh doanh giữa các thời điểm với nhau một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Bạn có thể trích xuất báo cáo từ phần mềm bất cứ khi nào cần. Từ đó, để đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty để phân tích. Nhờ đó, đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp trong từng thời điểm. 

3.  AZ CRM  - PHẦN MỀM LƯU THÔNG TIN KHÁCH HÀNG 4.0

AZ CRM là 1 trong 3 tính năng thuộc AZ Travel 3 in 1. Bao gồm: Website tích hợp hệ thống quản lý nghiệp vụ du lịch CRM - ERP. 

Trong đó, tính năng lưu thông tin khách hàng thuộc CRM:

phần mềm lưu thông tin khách hàng

Az travel 3 in 1 tích hợp tất cả tính năng doanh nghiệp du lịch cần

  •  Lưu thông tin liên hệ: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ, email...
  •  Lưu thông tin đơn hàng của từng khách: Số Booking, số lượng người lớn, trẻ em, ưu đãi áp dụng...
  •  Lưu lịch sử giao dịch: Thời gian bắt đầu liên hệ, nội dung trao đổi, yếu tố khách quan tâm...Để phân tích, đánh giá nhu cầu khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp ra chiến dịch bán phù hợp.
  • Quản lý khách hàng tập trung đa kênh từ facebook, zalo, hotline, livechat...giúp sale quản lý khách hàng dễ dàng.
  • Tạo báo cáo bán hàng tổng hợp theo kênh bán, người bán, sản phẩm.
  •  Ngoài ra, CRM giúp doanh nghiệp: Tạo đơn hàng, tạo hợp đồng tự động, xuất danh sách booking theo mẫu hàng không.

Phần mềm lưu thông tin khách hàng là một khoản chi phí đáng đầu tư để doanh nghiệp phát triển trong thời đại công nghệ 4.0. Thực tế việc lưu trữ thông tin thủ công đã mang đến rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này giúp bạn có thêm cái nhìn khác về phần mềm giúp lưu trữ mọi thông tin khách hàng.

Doanh nghiệp du lịch đang tìm kiếm giải pháp quản lý khách hàng 4.0. Để lại thông tin để nhận tư vấn và đăng ký dùng thử AZ Travel 3 in 1.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *