THÁCH THỨC VÀ GIẢI PHÁP CHO ĐIỀU HÀNH TOUR DU LỊCH LÀ GÌ?

Điều hành là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp du lịch, vừa giao tiếp với khách hàng, nhà cung ứng cũng như kết nối nội bộ công ty. Vậy công việc cụ thể bộ phận điều hành Tour du lịch là gì? Những khó khăn và giải pháp cho điều hành doanh nghiệp du lịch

1. BỘ PHẬN ĐIỀU HÀNH TOUR DU LỊCH

Điều hành tour là một bộ phận trung tâm, quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp du lịch. Điều hành tour chính là người kết nối tất cả các khâu giúp các bộ phận thực hiện nghiệp vụ của mình nhanh chóng, chính xác. Bộ phận điều hành tour du lịch là người tạo nên một chương trình phù hợp, hấp dẫn và chuyên nghiệp.

Bộ phận điều hành tour du lịch

CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN ĐIỀU HÀNH TOUR DU LỊCH LÀ GÌ?

  •  Thiết kế, tạo chương trình du lịch chi tiết theo yêu cầu doanh nghiệp và khách đoàn.
  • Làm việc, trao đổi, đàm phán với các nhà cung ứng để  lựa chọn nhà cung ứng, dịch vụ sao cho phù hợp và mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp.
  •  Tham gia vào quá trình thương lượng với khách hàng để đi tới ký kết hợp đồng chính thức.
  •  Phối hợp với các bộ phận doanh nghiệp để đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất.
  •  Phân công, bàn giao đoàn cho hướng dẫn viên du lịch cụ thể phụ trách.
  •  Phối hợp với hướng dẫn viên, nhà cung ứng và các bộ phận liên quan xử lý các vấn đề phát sinh nếu có.

2. KHÓ KHĂN CỦA BỘ PHẬN ĐIỀU HÀNH TOUR DU LỊCH LÀ GÌ?

Bộ phận điều hành chịu rất nhiều áp lực, khó khăn, đặc biệt trong mùa du lịch cao điểm và không phải điều hành doanh nghiệp nào cũng xử lý được hết phát sinh. Vậy những khó khăn trong điều hành tour du lịch là gì?

2.1. QUÁ TẢI YÊU CẦU KHÁCH HÀNG

Trong doanh nghiệp du lịch nhỏ và vừa, do thiếu nhân sự nên công việc của sale và điều hành đôi khi chưa được phân chia cụ thể. Đôi khi điều hành cũng sẽ là người thực hiện các công việc của sale như chăm sóc khách hàng, gửi báo giá, hợp đồng khách hàng, nhà cung ứng...Bởi vậy điều hành vừa cần có kỹ năng sale Tour du lịch, vừa cần có kỹ năng quản lý kho Booking.

Công việc bộ phận điều hành luôn quá tải

Trong 1 ngày, điều hành phải xử lý nhiều công việc dẫn đến quá tải và thường xuyên quên công việc cần thực hiện. Đồng thời, nhiều doanh nghiệp hiện nay xử lý công việc rất thủ công, lưu thông tin khách hàng bằng excel, tạo báo giá thủ công, tạo lại danh sách booking từ excel ra word theo chuẩn form hàng không. Các công việc này tuy không phức tạp nhưng mất khá nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.

2.2. KHÔNG THỂ QUẢN LÝ HẾT SẢN PHẨM TRONG KHO

Doanh nghiệp du lịch thường kinh doanh rất nhiều dịch vụ, sản phẩm khác nhau. Bởi vậy, khi không có hệ thống quản lý Booking, quản lý dịch vụ kho học thì điều hành rất khó nắm bắt được hết thông tin sản phẩm: Booking cần nhập thêm, booking đã hết, booking gần hết....

Quản lý kho

Nhiều trường hợp, điều hành không thể đảm bảo lượng cân bằng số lượng booking bán ra và cần nhập dẫn đến thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.

2.3. XỬ LÝ CÔNG VIỆC NỘI BỘ

Điều hành nhiều công ty du lịch còn phải thường xuyên cập nhật số lượng booking trong kho. Nên đôi khi, sale lại gọi điện kiểm tra số lượng để tư vấn khách hàng. Ngoài ra, bộ phận điều hành còn phải làm các loại báo cáo tài chính cho bộ phận quản lý. Các công việc tuy không tốn nhiều thời gian nhưng lại dễ làm điều hành phân tâm.

3. AZ TRAVEL 3 IN 1: GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHO ĐIỀU HÀNH TOUR DU LỊCH

Được nghiên cứu bởi đội ngũ chuyên gia 3+ năm điều hành doanh nghiệp du lịch. AZ Travel 3 in 1 là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp du lịch và bộ phận điều hành.

  • Quản lý bán hàng đa kênh tập trung trong 1 màn hình từ Website, facebook, Email...
  •  Lưu trữ thông tin khách hàng, nhà cung ứng theo các trường thông tin theo nghiệp vụ từng dịch vụ: Tour, phòng khách sạn, vé máy bay...
  •  Quản lý Booking chuyên nghiệp: Quản lý thông tin Booking, thông tin sản phẩm, tạo Booking tự động theo sản phẩm. Các thông tin cập nhật theo thời gian thực và được phân quyền theo bộ phận. Nhờ vậy, sale dễ dàng kiểm tra mà không cần thông qua bộ phận điều hành
  • Tự động tạo hợp đồng và gửi bằng email tích hợp trong hệ thống chỉ với 1 Click. Nhờ vậy, doanh nghiệp giảm đến 90% thời gian so với tạo hợp đồng thủ công
  •  In/xuất danh sách booking chuẩn Form hàng không: Đảm bảo danh sách booking chính xác, giảm thời gian thao tác thủ công và tránh trường hợp xuất Booking chậm, phải hủy booking.
  •  Đặt lịch hẹn: Nhắc hẹn công việc, giúp các bộ phận không quên công việc và bỏ lỡ khách hàng.

Từ hiệu quả trên, ta có thể thấy AZ Travel 3 in 1 chính là giải pháp ưu việt nhất cho doanh nghiệp du lịch.

Hiện nay, AZ Travel 3 in 1 là giải pháp duy nhất trên thị trường tích hợp cả 3 phần mềm tối ưu nhất cho du lịch: Website - CRM - ERP

Khó khăn và giải pháp tối ưu vận hành bộ phận điều hành tour du lịch là gì đã được chúng tôi bật mí trong bài viết trên. Hi vọng, doanh nghiệp du lịch sẽ có lựa chọn công nghệ chính xác để bộ phận điều hành vận hành tốt hơn.

Để lại thông tin để nhận tư vấn và trải nghiệm giải pháp AZ Travel miễn phí ngay.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *